Kdz. Ereğli TSO Yönetim Kurulu Başkanı Arslan Keleş, üyelerine KEP sistemi hakkında bilgilendirmede bulundu. Başkan Keleş açıklamasında şu bilgilere yer verdi; “Kdz. Ereğli Ticaret ve Sanayi Odası üyelerimizden anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olduğundan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabının kullanılması hakkında bilgilendirme yapılması gereği hasıl olmuştur. Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik posta şekli olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)’nın kullanımı günümüzde firma sahipleri tarafından zaruri hale gelmiştir. KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukuki ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır. KEP adresinin temin edilmesi için Kayıtlı Elektronik Posta sistemine üye olmak isteyen MERSİS Numarası bulunan tüzel kişiler öncelikle Online Ön Başvuru sırasında Tüzel Kişi olarak başvurmalıdır. Başvuru için gerekli bilgi ve belgeleri hazırlayarak en yakın PTT Merkezinden hesaplarını alabilirler. Gerekli olan evraklar şu şekildedir; Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı. Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Noter onaylı imza sirkülerinin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir. Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin yetki verdiği kişi ise; şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirketin kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası. (Açıklama: https://pttkep.gov.tr/online-basvuru/ adresinden tüzel kişilik adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.) KEP adresi için gerekli olan işlemler tamamlandıktan sonra bilgi güvenliğinin sağlanması, kişisel verilerin korunması, birlikte çalışılabilirlik, hizmet kalitesinin sağlanması, uluslararası standartların sağlanması gibi temel ilkeler gözetilerek oluşturulan KEP Hesap ve sistemlerinin kullanımına ilişkin işlem yetkilisi, hesap sahibi birim amiri tarafından belirlenmelidir. İşlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. Mücbir sebepler, olağanüstü durumlar haricinde KEP hesabına erişilmemesi durumunda aynı iş günü içerisinde gelen iletinin ertesi iş günü hesap sahibine ulaştığı kabul edilmektedir. KEP hesabı işlem yetkilisinin idareden ayrılması durumunda ve hesap sahibi birim amirinin ilgili kişiyi değiştirmek istemesi durumunda bu değişim ile ilgili Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı ve Bakanlık Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilmesi gerekmektedir. Resmi merciler ve adli mercilerden yapılan tebligatlar günümüzde şirketlerin KEP adresleri yolu ile gönderilmektedir. Adliyelerden, vergi dairesinden, hakem heyetlerinden ve diğer resmi dairelerden tebligatlar e-tebliğ ile yapılmaktadır. E- tebligatın fark edilmediği durumlarda hak kayıpları oluşabilmektedir. Dolayısıyla şirkette bir yetkili kişi belirlenerek görevlendirilmesini ve her gün şirketin KEP adresini kontrol etmesini önemle rica ediyoruz.”